Je hebt een goedlopend bureau, een steady klantenbestand en je team draait overuren. Toch blijft er aan het eind van de maand minder over dan je zou verwachten. Hoe kan dat?
Uit recent onderzoek blijkt dat de productiviteit bij agencies blijft steken op 54%, terwijl een niveau van 60-70% haalbaar is. Dit betekent dat bijna de helft van de beschikbare tijd niet declarabel is. En dat kost geld.
Meer focus op productiviteit betekent niet dat je medewerkers harder moeten werken. Het gaat erom slimmer te werken, zodat de juiste uren wél winst opleveren. Tijd voor een scherpe analyse van waar je uren écht naartoe gaan.
Wat betekent een productiviteit van 54% voor jouw bureau?
Een snelle reality check. Stel, jouw bureau registreert gemiddeld 1000 uur per maand. Met een productiviteit van 54% betekent dit dat slechts 540 uur betaald worden door klanten. De overige 460 uur verdwijnen in interne meetings, onduidelijke processen en ander werk dat niet direct bijdraagt aan je omzet.
Wil je winstgevender werken? Dan moet je weten waar die uren weglekken en hoe je dit oplost.
Waar gaat het mis? Dit zijn de grootste productiviteitskillers
Veel bureau-eigenaren worstelen met dezelfde valkuilen als het op productiviteit aankomt. Dit zijn de drie grootste boosdoeners:
1. Inefficiënte processen
Ad-hoc werken, telkens opnieuw het wiel uitvinden en geen vaste werkwijze hebben. Gevolg? Te veel tijd kwijt aan schakelen en corrigeren. Breng structuur aan in je workflows en maak duidelijke afspraken over hoe werk wordt opgeleverd. Maar dat is niet genoeg – meet ook hoeveel tijd bepaalde taken écht kosten. Door data te koppelen aan je processen, ontdek je waar verborgen tijdverspillers zitten en hoe je slimmer kunt werken. Met een goed ingericht financieel dashboard heb je real-time inzicht in de efficiency van je projecten en teams.
2. Geen inzicht in winst per project
Sommige projecten kosten stiekem meer dan ze opleveren. Zonder overzicht loop je het risico dat je structureel onder de kostprijs werkt. Analyseer per klant en project niet alleen de omzet, maar vooral de kostenstructuur. Wat zijn de directe uren? Welke overheadkosten horen bij dit type werk? Stuur niet op totaalomzet, maar op marge per project en klant. Door slim gebruik te maken van cashflow- en winstmodellen, kun je de werkelijke waarde van je projecten bepalen en onderbouwd keuzes maken over prijsstrategieën en klantportefeuille.
3. Te veel interne tijd, te weinig declarabel
Lange meetings, eindeloze mailwisselingen en onduidelijke prioriteiten slokken ongemerkt waardevolle uren op. Uren die niet bijdragen aan je winst. Tijd om strakker te sturen: houd meetings kort en to-the-point, beperk onnodige e-mails en werk met heldere KPI’s per medewerker. Zo weet iedereen waar de focus ligt en blijft meer tijd over voor werk dat écht waarde toevoegt.
Hoe verhoog je je productiviteit en winstmarges?
Slimmer werken begint met automatiseren. Facturen maken, uren registreren en kosten bijhouden nemen onnodig veel tijd in beslag als deze processen handmatig gaan. Door te automatiseren bespaar je kostbare uren en voorkom je fouten.
Daarnaast is het belangrijk om kritisch te kijken naar je klanten en projecten. Niet elke klant draagt evenveel bij aan je winst; sommige kosten meer tijd dan ze opleveren. Weet welke projecten écht renderen en durf afscheid te nemen van opdrachten die je groei belemmeren.
Tot slot: werk met data, niet op onderbuikgevoel. Veel bureaus sturen op intuïtie, maar zonder harde cijfers mis je cruciale inzichten. Een helder beeld van je productiviteit en winstgevendheid helpt je om strategische keuzes te maken en je bureau structureel te laten groeien.
Slimmer werken = slimmer ondernemen
Productiviteit hangt dus direct samen met de winstgevendheid van je bureau. De oplossing? Meer grip krijgen op je cijfers, beter sturen op data en bewust kiezen voor winstgevende opdrachten.
Bij Bottomlines helpen we bureaus om slimmere financiële beslissingen te nemen. We geven je inzicht in waar je tijd en geld écht naartoe gaan, zodat je processen kunt optimaliseren, betere strategische keuzes maakt en je marges verhoogt. Zo werk je efficiënter, houd je meer over aan je projecten en leg je de basis voor duurzame groei.
Wil je ontdekken waar in jouw bureau winst te halen valt? Plan een vrijblijvend gesprek en zet de eerste stap naar een productiever en winstgevender bureau.