Het lijkt onschuldig: een extra tool hier en een proefabonnement daar. Maar voor veel scale-ups is software een van de meest onderschatte winstlekken. Juist als je in een fase zit waarin alles groeit, kan een gebrek aan grip op je software je marge onder druk zetten, zonder dat je het doorhebt. En marge is een belangrijke bouwsteen voor de waarde van je bedrijf.
Bijna de helft van de licenties wordt niet gebruikt
Onderzoek laat zien dat dit geen incident is, maar in veel bedrijven dagelijkse praktijk. Grote kans dus, dat dit ook bij jouw bedrijf zo is. In 2024 gebruikten bedrijven slechts de helft van hun SaaS-licenties (Zylo, 2024). Dit betekent dat 51% van de softwarelicenties niet gebruikt wordt. Bij scale-ups ligt dit percentage vaak nóg hoger, omdat tooling sneller groeit dan processen en eigenaarschap. Dit laat zien dat er noodzaak is om deze licenties beter te beheren en dit winstlek te dichten.
Waarom juist scale-ups hier gevoelig voor zijn
Scale-ups zitten in een unieke fase. Alles groeit namelijk tegelijk. Je team, klanten, processen én tooling. Juist daardoor ontbreekt het overzicht over het gebruik van software. Scale-ups hebben een aantal kenmerken die dit probleem versterken:
- Snelheid gaat vaak voor standaardisatie: teams groeien snel en kiezen hun eigen tools om tempo en overzicht te houden
- Processen groeien niet meer met teamgroei: onboarding en offboarding lopen achter op de groei, waardoor accounts blijven bestaan
- Niemand voelt urgentie om te evalueren: abonnementen verlengen automatisch terwijl het gebruik afneemt
- Tooling is van ‘iedereen’, en dus van niemand: er is geen duidelijke eigenaar per tool of applicatie, vaak alleen voor de meestgebruikte tools.
- Door het ontbreken van overzicht worden de kosten voor tooling niet meegenomen in de tarieven.
Het gevolg? Een steeds grotere en complexere bibliotheek aan tools, met afnemend gebruikt, oplopende kosten en steeds minder grip als gevolg. Precies dit soort ruis zet je marge onder druk. Dit zijn geen fouten, maar logische gevolgen van snelle groei zonder bijbehorende governance.
Herkenbaar? Neem gerust contact met ons op. Wij kijken graag met je mee.
Wat dit doet met je waarde
Ongebruikte software lijkt misschien een operationeel detail, maar heeft directe invloed op hoe waardevol je scale-up is. Hoe?
1. Lagere EBITDA door structurele verspilling
Elke licentie die je niet gebruikt, drukt je marge. Omdat softwarekosten vaak maandelijks zijn, werken ze direct door in je EBITDA. En EBITDA is een belangrijke basis voor waardering.
2. Minder voorspelbare kostenstructuur
Scale-ups worden aantrekkelijker naarmate hun kosten beter voorspelbaar zijn. Een onoverzichtelijke bibliotheek van tools met automatische verlenging maakt je kosten grilliger en lastig te sturen.
3. Minder schaalbaarheid per FTE
Schaalbaarheid draait niet alleen om groeien in omzet, maar ook om hoeveel omzet en marge je per medewerker kunt realiseren. Overbodige tooling verlaagt die ratio en remt gezonde groei.
4. Lagere marge en bedrijfswaarde
Software maakt teams efficiënter en verhoogt de waarde die je per uur of abonnement levert. De kosten van tools worden gezien als overhead, terwijl ze feitelijk onderdeel zijn van het verdienmodel. Het gevolg: structureel lagere marges. Voor investeerders is dit een signaal dat pricing en kostenstructuur uit balans zijn en dat drukt de bedrijfswaarde.
Kortom: ongebruikte software is geen klein probleem, maar een strategische verlager van je waarde. Wie grip heeft op zijn tooling, bouwt aan een schaalbare en voorspelbare scale-up.
Hoe los je dit op?
Wil je sturen op waarde, dan hoort softwarebeheer daarbij. Wij adviseren je om minimaal één keer per jaar een software-audit te doen. Hoe dat eruit ziet?
Stap 1: breng alles in kaart
Je begint met het in kaart brengen van alle software- en abonnementsuitgaven van de afgelopen 12 maanden. Denk aan: SaaS-tools, licenties per gebruiker, proefabonnementen en automatisch verlengde contracten. Hiervan meet je het aantal actieve gebruikers en bereken je het percentage gebruikte licenties. Is je licentiegebruik minder dan 70? Downgrade je abonnement. Is de software helemaal niet gebruikt? Stop of pauzeer het abonnement. Alleen deze stap levert je al direct een verbetering van je marge op.
Stap 2: maak eigenaarschap expliciet
Benoem per overgebleven tool een eigenaar aan. Hij of zij houdt vervolgens het gebruik in de gaten en kijkt of het aantal licenties op- of afgeschaald moet worden. Ook is deze collega het aanspreekpunt bij verlenging of beëindiging. Daarnaast is het van belang om in de offboarding het licentiebeheer toe te voegen. Gaat er iemand weg? Dan wordt ook de licentie opgezegd. Tot slot kijkt de eigenaar ook of de kosten logisch zijn doorvertaald naar klanten en abonnement.
Stap 3: bouw herhaling in
Een eenmalige opschoonactie is niet genoeg. Waarde bouw je door herhaling en structuur. Agendeer één keer per jaar een review van alle tooling en stel hierbij duidelijke criteria op. Neem in deze jaarlijkse review ook altijd de vraag mee of je tarieven nog aansluiten bij het gebruik van de tooling. Zo groeit jullie bibliotheek aan tools gecontroleerd mee met je organisatie, in plaats van andersom.
Waarde zit in opruimen, niet in groeien
Soms zoek je als ondernemer je waarde in méér: meer klanten, meer tools en meer mensen. Maar soms zit waarde verstopt in minder ruis en verspilling en in meer grip. Wij helpen je om die grip te krijgen. Niet alleen op je cijfers, maar ook op andere onderdelen. Wil je weten waar in jouw bedrijf winst lekt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
